Lorsqu’elles font une enquête mesurant la diversité au sein de leurs effectifs, les entreprises doivent s’assurer d’être en conformité avec la réglementation en vigueur. Cette enquête peut par exemple concerner le handicap, l’âge ou les origines sociales des salariés.

Une série de préconisations à suivre

Dans sa recommandation, la Cnil préconise de prendre les mesures suivantes :

• privilégier les enquêtes anonymes ;
• utiliser la base légale de « l’intérêt légitime » pour mettre en place votre enquête. Celle-ci peut s’inscrire dans une démarche de prévention et de lutte contre les discriminations ;
• définir une finalité légitime (amélioration de l’égalité des chances au travail) afin d’éviter une réutilisation des données collectées ;
• assurer le caractère volontaire des participants en nécessitant de leur part une action « positive et spécifique » ;
• bien informer les salariés ou agents avant la collecte de leurs données et garantir leurs droits ;
• limiter les informations collectées aux besoins de l’enquête (la recommandation fournit des exemples de questions) ;
• solliciter le consentement libre, explicite et éclairé des salariés ou agents pour la collecte de leurs données sensibles ;
• recourir à un tiers de confiance pour administrer l’enquête et assurer l’analyse des données personnelles ;
• définir les responsabilités du traitement ;
• définir les durées de conservation des données collectées ;
• anonymiser les résultats avant leur diffusion ;
• réaliser une analyse d’impact sur la protection des données ;
• s’assurer de la confidentialité et de la sécurité des données.