Documents commerciaux d'une société

Vérifié le 07 août 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Dans une société, plusieurs documents commerciaux doivent être élaborés. Ces documents comportent des informations obligatoires. Ils doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.

Il faut préparer un certain nombre de documents liés aux relations commerciales entre la société et ses clients.

Il s'agit par exemple des documents commerciaux suivants :

Les mentions qui doivent figurer sur les documents commerciaux dépendent de la nature de votre activité :

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Activité commerciale

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur les documents commerciaux :

Ces documents commerciaux (bon de commande, courrier, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut notamment y faire figurer les informations suivantes :

  • Numéro unique d'identification (Siren)
  • Mention au RCSRCS : Registre du commerce et des sociétésRCS : Registre du commerce et des sociétés
  • Lieu du siège social
  • Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : SASSAS : Société par actions simplifiéeSAS : Société par actions simplifiée, SARLSARL : Société à responsabilité limitéeSARL : Société à responsabilité limitée, SASA : Société anonymeSA : Société anonyme)
  • Dans le cas d'une location-gérance, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
  • Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique , il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
  • Si la société est une SARLSARL : Société à responsabilité limitéeSARL : Société à responsabilité limitée ou une société par actions, montant du capital social

Artisan

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur les documents commerciaux :

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut notamment y faire figurer les informations suivantes :

  • Numéro unique d'identification (Siren)
  • Mention au registre national des entreprises (RNE)
  • Lieu du siège social
  • Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : SASSAS : Société par actions simplifiéeSAS : Société par actions simplifiée, SARLSARL : Société à responsabilité limitéeSARL : Société à responsabilité limitée, SASA : Société anonymeSA : Société anonyme)
  • En cas de location-gérance, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
  • Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
  • Si la société est une SARLSARL : Société à responsabilité limitéeSARL : Société à responsabilité limitée ou une société par actions, montant du capital social

Libéral

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

  • Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut y faire figurer les informations suivantes :

  • Numéro unique d'identification (Siren)
  • Mention au RCSRCS : Registre du commerce et des sociétésRCS : Registre du commerce et des sociétés
  • Lieu du siège social
  • Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples :SCMSCM : Société civile de moyensSCM : Société civile de moyens, SELARLSELARL : Société d'exercice libéral à responsabilité limitéeSELARL : Société d'exercice libéral à responsabilité limitée,SCPSCP : Société civile professionnelleSCP : Société civile professionnelle)
  • Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, il faut préciser la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
  • Si la société est une  SELARLSELARL : Société d'exercice libéral à responsabilité limitéeSELARL : Société d'exercice libéral à responsabilité limitée ou une société par actions, montant du capital social

À savoir  

Toutes les informations concernant les mentions obligatoires à indiquer sur vos factures sont présentes sur la fiché dédiée au sujet.

Si la société n'indique pas les mentions obligatoires sur ses documents commerciaux, elle s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à 3 750 €.

La durée de conservation des documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :

  • S'il s'agit d'un document comptable (bon de commande, facture, bon de livraison...), il doit être conservé 10 ans
  • S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans

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