Signature électronique, changements de termes… : précisions sur le guichet unique des formalités

Signature électronique des formalités de modification ou de cessation

Sur le guichet unique, toute formalité de modification ou de cessation d’entreprise doit faire l’objet d’une signature électronique avancée (signature permettant de bien identifier le signataire et ayant un meilleur niveau de sécurité) reposant sur un certificat qualifié conformément aux exigences du Règlement eIDAS (Règlement n° 910/2014/UE). Vous devez ainsi trouver un organisme de certification qualifié. Dans cette optique, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) répertorie les prestataires de services de confiance.

De plus, les procédés techniques utilisés doivent garantir :

• la conservation des transmissions opérées ;
• l'établissement de la date d'envoi et de la date de réception par le destinataire ;
• la sécurité et la confidentialité des échanges.

Il convient d'ajouter qu'associée à une signature électronique simple (signature sans processus de vérification d'identité ou de consentement), l'identification par un moyen d'identification électronique de niveau de garantie substantiel ou élevé figurant au sein du schéma d'identification vaut signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié. En d'autres termes, cela signifie qu'en cas de connexion sur le guichet unique via FranceConnect+, une signature électronique simple vaudra signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

Possibilité de déposer les comptes annuels par voie papier

Au 1^er janvier 2023, en parallèle de la possibilité d'utiliser le guichet unique pour transmettre vos documents comptables, il sera toujours possible de déposer les comptes annuels de votre entreprise par voie papier auprès du greffe du tribunal de commerce. Ce dépôt papier se fait dans un délai d'un mois à compter de l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l'actionnaire unique. Le dépôt en ligne des comptes annuels se fait, quant à lui, dans un délai de 2 mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l'actionnaire unique.

Changements terminologiques

L’application du RNE et du guichet unique au 1^er janvier 2023 s’accompagne également de changements terminologiques.

Conservation de vos données

Les informations que vous communiquez dans votre déclaration ainsi que les pièces justificatives fournies sont conservées pour une durée de 3 ans par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), l’opérateur en charge du guichet unique.

L’immatriculation des entreprises commerciales

Pour les entreprises commerciales, seul le guichet unique permettra de s'immatriculer au 1^er janvier 2023. Les informations entrées seront ensuite intégrées au Registre national des entreprises et au RCS. L'entreprise sera donc Immatriculée dans ces deux registres.

L'entreprise n'aura qu'un seul numéro SIREN et un seul numéro SIRET.

État d'avancement de la formalité

Les démarches pour connaître son état d'avancement changent selon la formalité déposée :

• Si vous créez votre entreprise, l'état d'avancement de votre formalité sera consultable sur formalites.entreprises.gouv.fr, dans votre espace personnel.
• Si vous procédez à une modification ou à une cessation d'entreprise, il faudra contacter l'organisme ayant reçu votre formalité (est indiqué dans l'accusé de réception que vous avez reçu).

L’utilisation d’Infogreffe après le 1er janvier 2023

Au 1^er janvier 2023, le site Infogreffe, utilisé pour les formalités des sociétés commerciales, restera à la disposition des entreprises immatriculés au RCS afin d’obtenir un extrait K ou Kbis ou des documents. Concernant les formalités, l'intégralité de celles-ci (création, immatriculation, modification ou cessation d'entreprises) seront à faire sur formalites.entreprises.gouv.fr.